Упатство › За администратори

Сметководство

Овој дел ги подготвува документите што ти ги бара сметководителот: книгата на влезни фактури, дневните налози за книжење и месечниот пакет со сè во една ZIP датотека. Сè се пополнува само од она што веќе го внесуваш во Тефтер (приеми на стока, фактури, фискални сметки, пописи, отписи).

Каде се наоѓа: Админ → Финансии → Сметководство. Во пребарувањето на админ панелот: „влезни фактури", „конта", „книжење", „налог", „месечен пакет", „zip", „helix".

Целиот дел бара модул „Поголем профит" (во програмата „Управување"). Без него, табовите се заклучени.

Екранот има три таба: - Книга на влезни фактури — ДДВ евиденција на набавките. - Конта и книжење — дневни налози за книжење, распределени по конта. - Месечен пакет — сè за еден месец во една ZIP датотека.

Горе десно од табовите е Закачи — го закачува тековниот таб на почетната страница на админ панелот.

Книга на влезни фактури

Книгата ги наведува сите фактури од добавувачите (приемите на стока што не се поништени) за избраниот период: основа и ДДВ по стапка (5%, 10%, 18%), ослободен промет и вкупно. Тоа е евиденцијата на претходниот данок што сметководителот ја користи за ДДВ пријавата.

Каде се наоѓа: Админ → Финансии → Сметководство → таб Книга на влезни фактури.

1. Книга на влезни фактури — избраниот таб.
2. Конта и книжење — вториот таб (види подолу).
3. Месечен пакет — третиот таб (види подолу).
4. Закачи — го закачува табот на почетната страница на админ панелот.
5. Excel — ја презема книгата како Excel датотека. Во Excel износите се точни, со два децимали, за сметководителот. Сиво кога нема ниту една фактура во периодот.
6. Печати — ја отвора книгата во нов прозорец (хоризонтално A4) и го пушта печатењето; таму можеш и „Зачувај како PDF". Во печатената верзија износите се заокружени на цел денар (тоа пишува и на документот), а на дното има линии за потпис Изготвил и Одговорно лице. Ако прелистувачот го блокира прозорецот: „Дозволи pop-up за да се отвори за печатење."
7. Месец / Квартал / Година / Период — како се бира периодот. Стандардно е Месец.
8. Поле Месец — кој месец. Кај Квартал се појавуваат Година и копчињата 1. кв. до 4. кв.; кај Година само Година; кај Период полињата Од и До.
9. По датум на фактура — фактурата влегува во периодот според датумот на фактурата (ако датумот не е внесен, се зема датумот на прием). Ова е стандардно и обично е тоа што го бара законот.
10. По датум на прием — според денот кога стоката е примена. Изборот се памети на овој уред.
11. Период: — опис на избраниот период (на пр. „Октомври 2026", „4. квартал 2026").
12. Плочки — Фактури (колку има), Основа, ДДВ (претходен данок) и Вкупно во денари.

Табела на фактури

1. Дат. фактура — датумот на фактурата (колоната Бр. лево е редниот број во книгата).
2. Дат. прием — кога е примена стоката.
3. Приемница — бројот на приемницата во Тефтер. Колоната Фактура пред неа е бројот на фактурата од добавувачот.
4. Доставувач — името на добавувачот.
5. ЕДБ — даночниот број на добавувачот. Ако го нема, стои жолта ознака нема.
6. Осн. 18% — даночна основа по стапка (има колона за секоја стапка: 5%, 10%, 18%).
7. ДДВ 18% — ДДВ по стапка.
8. Ослоб. — ослободен промет / 0%. Ако некоја фактура има друга стапка, се појавува и колона Друга ст.
9. Вкупно — вкупно со ДДВ. Последниот ред Вкупно е збирот на сите.

Ознаки покрај бројот на фактурата: - дупликат (жолто) — ист број на фактура од ист добавувач се појавува повеќе пати. Провери дали е внесена двапати. - повратница — враќање стока на добавувачот; износите се негативни и го намалуваат претходниот данок.

Предупредувања (жолта картичка над табелата, ако ги има): - „N фактури се од доставувач без ЕДБ — внеси го во „Доставувачи и клиенти"." - „N приеми немаат број на фактура." - „Ист број на фактура од ист доставувач се појавува повеќе пати — провери дали е внесена двапати."

Празни состојби: „Нема приеми во овој период." / „Не може да се вчита книгата."

Збир по месеци

1. Квартал — избран квартален режим.
2. Година — годината на кварталот.
3. 4. кв. — кој квартал (1. кв. = јануари–март итн.).
4. Период: — „N. квартал ГГГГ".

Кога периодот опфаќа повеќе од еден месец и во повеќе месеци има фактури, под табелата се појавува картичка Збир по месеци — основа, ДДВ, ослободено и вкупно за секој месец, за месечна или квартална ДДВ пријава. Таа табела е и во Excel и во печатењето.

Заглавие за печатење

1. Заглавие за печатење — податоците за твојата фирма што се печатат горе на книгата.
2. ЕДБ — даночен број на фирмата.
3. Назив на даночниот обврзник — при првото отворање се пополнува од заглавието на сметките.
4. Адреса на седиште — исто така се пополнува од заглавието на сметките, ако е празно.
5. ДДВ број (МК…) — внеси го бројот без „МК", тоа се додава само.
6. Зачувај заглавие — го зачувува заглавието на овој уред. Портокалово кога има незачувани промени („Има незачувани промени"), инаку пишува „Зачувано". Истото заглавие го користат и КДФИ и Месечниот пакет.

Конта и книжење

Тука Тефтер прави налози за книжење: по еден налог на ден за дневниот промет, за влезните фактури и за потрошокот на суровини, веќе распределени по конта од контниот план. Ги преземаш во Excel, а сметководителот ги увезува во својата програма (на пр. Zonel HELIX).

Каде се наоѓа: Админ → Финансии → Сметководство → таб Конта и книжење.

1. Налози за книжење — картичката со налозите.
2. Од — почетен датум (стандардно 1-ви во тековниот месец).
3. До — краен датум (стандардно денес; не може во иднина ни пред Од).
4. Преземи Excel — ги презема сите налози за периодот во една Excel датотека („Налозите се преземени"). Сиво ако нема налози.
5. Дневен промет: — збир на налозите за дневниот промет.
6. Влезни фактури: — збир на налозите за влезните фактури.
7. Потрошок: — збир на налозите за потрошени суровини по нормативи.
8. Сите налози се изедначени — зелено кога кај сите налози Должи = Побарува. Ако не, стои црвена ознака N неизедначени.
9. изедначен — ознака за секој налог. Црвено не е изедначен значи дека сметките во налогот не се совпаѓаат; провери ги цените и фактурите тој ден.

Секој ред има број на налог (на пр. 20261006-02: датум + тип), наслов и износ. Типови: 01 Дневен промет, 02 Влезни фактури, 03 Потрошок по нормативи. Ако нема ништо: „Нема промет ниту фактури во избраниот период."

Ставки на налог

Притисни на налог за да ги видиш ставките.

1. Отворен налог — стрелката е свртена надолу; повторен клик го затвора.
2. Конто — бројот на контото.
3. Партнер — добавувачот или купувачот, со ЕДБ ако е внесен.
4. Содржина — опис на ставката.
5. Должи — износ на должната страна.
6. Побарува — износ на побарувачката страна. Последниот ред Вкупно ги собира двете страни.

Поставки на конта

1. Конта — кое конто се користи за секој износ. Пополнети се стандардните за угостителство; промени ги само ако сметководителот користи други.
2. Набавки — како се книжат набавките: - Автоматски — Тефтер сам избира: ако е вклучен Магацин, „на залиха", инаку „директно во трошок" (во заградата пишува што е избрано); - На залиха, трошок по нормативи секој ден — стоката оди на залиха, а секој ден се книжи потрошокот според рецептите; - Директно во трошок (мали кафулиња) — набавката веднаш е трошок.
3. Вклучи и нефискален промет во дневниот налог — ако е штиклирано, дневниот налог го содржи и нефискалниот промет. Стандардно е исклучено.
4. Полиња за конта — секое поле е бројот на контото за: Готовина (благајна), Картички, Купувачи (фактури), приходи по стапка (10%, 18%, 5%, ослободен), ДДВ по стапка, Претходен ДДВ, Добавувачи — стоки и суровини, Добавувачи — услуги, залиха и потрошок за кујна и шанк, Потрошен материјал (хигиена, амбалажа), Струја, вода, греење, Телефон, интернет, Закуп, Останати услуги, Кало, растур, крш, отпис, Пишанки (вработени). Се внесуваат само бројки. Празно поле = стандардното конто (напишано сиво).
5. Сметки за услуги по категорија — посебно конто за секој вид месечен трошок (Струја, Вода, Интернет, Кирија…). Празно = предложеното конто (сиво).
6. Стандардни — ги враќа сите конта на стандардните вредности (уште не се зачувани).
7. Зачувај — ги зачувува контата („Контата се зачувани"); налозите веднаш се пресметуваат одново.

Месечен пакет

Еден клик и добиваш ZIP датотека со сè што му треба на сметководителот за еден месец.

Каде се наоѓа: Админ → Финансии → Сметководство → таб Месечен пакет.

1. Преземи пакет — ја подготвува и презема ZIP датотеката („Пакетот е преземен"). Ако нешто не успее: „Пакетот не е подготвен" со причината.
2. Месец — за кој месец. Не може месец што уште не започнал („Избери месец што веќе започнал."). Десно пишува точниот период.
3. Тековен месец — состојба до денес — жолта ознака кога го бираш тековниот месец: пакетот е само до денешниот ден.
4. Приемници — колку приеми на стока има во месецот.
5. Отписи — колку записи за отпад.
6. Пописи — колку пописи. Покрај нив се појавуваат плочки за секој друг вид магацински документ што постои во месецот (на пр. Почетна состојба, требувања, преносници, повратници).
7. Содржина на пакетот — што ќе има во ZIP-от; под насловот е името на датотеката.
8. Книга на влезни фактури — број на фактури, основа и ДДВ. Предупредување ако има фактури без ЕДБ на доставувачот. Другите ставки: - Лагер листа на датум — број на артикли и вредност по набавна цена без ДДВ; предупредување ако има негативна залиха; - Записник за кало, растур, крш — загуба, над норма и ДДВ над норма (ДДВ што мора да се плати за загубата над дозволената); - КДФИ-01 — фискален промет и данок; - Магацински документи — колку од секој вид.
9. Налози за книжење — број на налози, промет, влезни фактури и потрошок. Предупредување ако некој налог не е изедначен — провери во Конта и книжење.
10. Датотеки: — точните имиња на датотеките во ZIP-от (Excel датотеки нумерирани 01–06 и README.txt со објаснување).

Заглавие на документите

1. Заглавие на документите — податоците за фирмата на документите во пакетот.
2. ЕДБ — даночниот број.
3. Назив на даночниот обврзник — ако е празно, во полето сиво стои името на локалот.
4. Назив и адреса на деловен објект — локалот (над него е Адреса на седиште).
5. ДДВ број — „МК" е веќе напишано лево.
6. Зачувај заглавие — го зачувува на овој уред; истото заглавие е во КДФИ и во Книгата на влезни фактури. Сиво кога нема промени.

Чести ситуации / совети

Сметководителот бара сè за минатиот месец. 1. Месечен пакет → избери го месецот. 2. Прегледај ги жолтите предупредувања во Содржина на пакетот и поправи ги ако може (ЕДБ на добавувачи, неизедначени налози). 3. Преземи пакет и прати му ја ZIP датотеката.

Во книгата пишува „нема" наместо ЕДБ. Добавувачот нема внесен даночен број. Отвори го добавувачот во „Доставувачи и клиенти" и внеси го ЕДБ. Книгата веднаш го прикажува.

Фактура се појавува со ознака „дупликат". Истата фактура е внесена двапати. Поништи го вишокот прием во Извештаи и трошоци → Долгови и трошоци → Поништи.

Фактурата е од минатиот месец, а стоката ја примивме овој. Со По датум на фактура влегува во месецот на фактурата; со По датум на прием во месецот на приемот. Договори се со сметководителот кое го сака.

Налог „не е изедначен". Најчесто е тоа фактура без внесени износи по стапка, или производ без рецепт/цена. Отвори го налогот, види кои ставки недостасуваат, поправи го приемот или рецептот и налогот се пресметува сам.

Сметководителот користи други конта. Во Конта внеси ги неговите броеви и притисни Зачувај. Ако згрешиш, Стандардни → Зачувај ги враќа.

На друг компјутер заглавието е празно. Заглавието се памети на секој уред одделно. Внеси го и зачувај го и на другиот уред.

Поврзано

• Извештаи и трошоци — КДФИ, долгови кон добавувачи, месечни трошоци.
• Рецепти и нормативи — нормативите од кои се пресметува потрошокот.
• Фискална и сметки — фискалниот промет во КДФИ.