Упатство › За администратори

Попис и отпад

Тука ја броиш залихата и запишуваш што се скршило, расипало или истекло. Попис значи физичко броење: внесуваш колку навистина има на полица, Тефтер го споредува со книгата (колку би требало да има според приемите, продажбите и отписите) и ги покажува кусоците и вишоците. Отпад е отпис на стока што не е продадена, со причина и комисија, плус законскиот записник за кало, растур, крш и расипување.

Каде се наоѓа: Админ → делот Залиха → плочката Попис и отпад. Страницата има два таба: Попис на залиха и Отпад.

Пребарување во Админ: „попис", „пописна листа", „записник", „комисија", „слепо броење", „годишен попис", „вишоци", „кусоци", „простор", „премести", „отпад", „отпис", „кршење", „истечен", „расипано", „кало", „растур", „крш", „норми за кало", „над норма", „во норма" (може и на латиница: „popis", „kalo", „otpis").

Модул. Двата таба се дел од модулот „Поголем профит". За да работи пописот, мора да е вклучено Следење на залиха во Админ → Поставки → Залиха, цени и работа. Ако е исклучено, табот Попис на залиха покажува само „Модулот за залиха е исклучен — Вклучи го „Следење на залиха" во Поставки → Систем за да започнеш попис."

Над двата таба стои заглавието Попис и отпад со стрелка назад и копчето Закачи, кое го става тековниот таб во брз пристап на почетната страница на Админ (потоа пишува Во брз пристап).

Таб „Попис на залиха"

Што е ова и кога го користиш

Пописот го правиш редовно (на пр. секоја недела за бар, секој месец за кујна) и задолжително на крајот на годината. Залихата е поделена на три групи: Кујна, Бар и Потрошни (салфети, хемија, амбалажа). Секоја група има свој попис и свој распоред, за да можеш да ги броиш одделно. Покрај групите, можеш да броиш и по простор (магацин, шанк, фрижидер), кога одиш од место до место.

Првиот попис е почетен попис: изброеното станува почетна состојба во книгата. Без него, сите подоцнежни разлики тргнуваат од нула.

Каде се наоѓа: Админ → Залиха → Попис и отпад → таб Попис на залиха.

1. Попис на залиха — активниот таб.
2. Отпад — вториот таб (отписи и кало).
3. Закачи — го става табот во брз пристап.
4. Распоред — отвора дијалог за тоа кога се прави попис за секоја група и кој добива потсетник. Се гледа само кога е избрана група, не простор.
5. Нов попис · група — отвора дијалог за нов попис за избраната група или простор. Ако за неа уште нема затворен попис, копчето пишува Започни почетен попис · …. Копчето е сиво ако веќе има попис што е во тек („Веќе има отворен попис").
6. Кујна — група Кујна (стандардно избрана).
7. Бар — група Бар.
8. Потрошни — група потрошен материјал.
9. Простори — копчиња со иконка магацин за секој простор што си го создал, со бројот на артикли во него. Притисни за попис само на тој простор.
10. Уреди простори — создавање, преименување и бришење простори и доделување артикли во нив.
11. Премести меѓу места — запис дека си преместил стока од еден простор во друг.
12. Следен попис — кога е следниот попис по распоредот и колку често („Неделно", „На две недели", „Месечно"). Ако е одложен, пишува и до кога.
13. Попис број — секој ред е еден попис: бројот на документот (ПП за попис, ПС за почетна состојба), ознаки, датум на попис, кога е отворен и кој го одобрил. Притисни на редот за да го отвориш.
14. Затворен — состојба на пописот: Во тек (портокалово) или Затворен (зелено). Други ознаки: Почетен, Годишен, Слепо броење.

Кај попис што е Во тек, десно стои копче Откажи: го брише отворениот попис со сите внесени количини. Тоа се случува веднаш, без прашање, па притискај го внимателно.

Предупредувања над листата: - Направи почетен попис — се гледа додека за групата нема ниеден затворен попис. - Пописот доцни (црвено) — рокот од распоредот поминал. Пишува кога бил рокот. Копчињата Одложи 1 час и Одложи 1 ден го одложуваат потсетникот. - „Распоредите за попис не се исти — изедначи ги" — кујна, бар и потрошни имаат различен распоред, па извештаите може да не се совпаѓаат. Изедначи ги во Распоред.

Празна состојба: „Сè уште нема попис. Започни со почетен попис за да ја поставиш почетната состојба." или „Нема пописи во листата."

Попис по простор

1. Избран простор — копчето на просторот е обоено.
2. „Попис по простор „име" — брои се сè што е сместено тука, без разлика на кујна/бар. Не влијае на распоредите."
3. Нов попис · простор (или Започни почетен попис · простор) — пописот ги содржи само артиклите доделени на тој простор. Ако просторот е празен, Тефтер одбива со „Нема артикли доделени на овој простор".

Пописот по простор не го поместува распоредот и не ги менува роковите на групите.

Дијалог „Нов попис"

Притисни Нов попис · … (или Започни почетен попис · …).

1. Датум на попис — денот на кој се брои. Стандардно денес; не може да биде во иднина.
2. Пописна комисија — до три имиња (претседател/член и два члена по избор). Внеси луѓе што не ракуваат со залихата; за мала фирма доволно е едно лице. Имињата се печатат на записникот.
3. Годишен попис — попис на крајот на годината. Бара барем еден член на комисијата и автоматски вклучува слепо броење.
4. Слепо броење — броителите не ја гледаат состојбата во книгата ниту разликата додека бројат; се гледаат дури по затворање.
5. Белешка — по избор, до 500 знаци.
6. Откажи — затвора без да отвори попис.
7. Започни попис — го отвора пописот и веднаш те носи во екранот за броење. Сите артикли од групата (или просторот) се внесуваат во листата со нивната книговодствена количина во тој момент.

1. Годишен попис — штиклирано.
2. Слепо броење — се штиклира само.
3. „Внеси барем еден член на комисијата." — се појавува кога нема ниедно име.
4. Започни попис — сиво додека не внесеш член на комисијата.

Ако за таа група веќе има попис во тек, се појавува „Веќе има отворен попис за оваа група".

Броење (попис во тек)

Кога ќе отвориш попис во тек, го гледаш екранот за броење. Наслов: Попис број (или Почетен попис / Годишен попис) и опис „Внеси изброена количина по производ и затвори кога ќе завршиш."

Копчиња горе десно: - Назад — враќа на листата. Внесеното што не е зачувано се губи. - Зачувај — ги зачувува внесените количини, белешки и заглавието. Пописот останува отворен, па можеш да продолжиш подоцна или од друг уред. - Пописна листа — отвора во нов таб пописна листа за печатење: празни колони за броење на хартија, групирани по простор (Р.бр., Шифра, Назив, ЕМ, Книговодствена кол., Фактичка кол., Забелешка), со пописната комисија. - Одобри и затвори (или Одобри почетен попис) — отвора дијалог за одобрување (види подолу).

Заглавие (се менува додека е во тек): Датум на попис, Годишен попис, Слепо броење, Пописна комисија и, освен кај почетен попис, Предлог за книжење на разликите (по избор, оди во записникот, на пр. „кусоците во норма да се отпишат на трошок, вишоците да се приходуваат").

Кај почетен попис стои напомена: „Ова е почетен попис — важна е само колоната Изброено. „Книга", „Разлика" и „Отпад" сè уште немаат значење; количините ќе ги постават при затворање."

Кај слепо броење: „Слепо броење — состојбата се гледа по затворање." и колоните Книга и Разлика се скриени.

Табелата (иста и кај затворен попис, види слика подолу): - Производ — име и единица. - Книга — колку би требало да има според Тефтер, во моментот кога е отворен пописот. - Изброено — тука внесуваш колку изброи. Може децимали (1,5 или 1.5). Празно значи „не е изброено": таа ставка не се менува при затворање. - Разлика — Изброено − Книга, пресметано веднаш: зелено = вишок, црвено = кусок, сиво = нема разлика. - Отпад — колку од артиклот е отпишано како отпад од претходниот попис до сега. Отпадот е веќе одземен од книгата, па Разлика е само необјаснетиот дел. - Белешка — по избор, за секој ред (на пр. „скршено шише").

Над табелата е поле Барај производ… за брзо наоѓање на ред.

Дијалог „Одобри и затвори"

Притисни Одобри и затвори. Ова е книжењето: по него пописот не може да се менува.

Дијалогот покажува четири броја: Изброени (колку ставки од вкупно), Неизброени, Кусоци (црвено, број на ставки) и Вишоци (зелено). Ако има неизброени, пишува „Неизброените ставки не се менуваат."

Полиња: - Предлог за книжење на разликите — истото поле од заглавието; оди во записникот (го нема кај почетен попис). - Одобрил — стандардно името на корисникот што е најавен; задолжително.

Копчиња: Откажи (се враќаш на броењето) и Одобри и затвори (сиво додека Одобрил е празно).

Што се случува по Одобри и затвори: 1. Прво се зачувува сè што е внесено. 2. За секоја изброена ставка со разлика, залихата се израмнува: кусокот се одзема (од најстарата набавка), вишокот се додава по моменталната набавна цена. Продажбите направени помеѓу броењето и затворањето не се губат. 3. Се создава нумериран документ (ПП попис, или ПС почетна состојба кај почетен попис). 4. Секоја ставка се вреднува по набавната цена во моментот на затворање. 5. Распоредот за таа група се поместува на следниот рок.

Кај годишен попис без комисија, затворањето се одбива: „Годишниот попис бара барем еден член на комисија".

Кај почетен попис дијалогот се вика Одобри почетен попис и пишува „Изброеното ќе стане почетна залиха."

Затворен попис

Притисни на затворен попис во листата.

1. Наслов — бројот на пописот; опис „Затворен — само преглед."
2. Назад — враќа на листата.
3. Записник — отвора во нов таб „Записник за извршен попис" за печатење: датум на попис, започнат/завршен, пописна комисија, начин на броење, вреднување („По набавна цена при затворање на пописот"); 1. Резиме (изброени ставки, вредност по книга и фактичка вредност, вишоци, кусоци, нето разлика); 2. Вишоци и 3. Кусоци по артикл (книга, фактички, разлика, цена, вредност, причина); 4. Предлог за книжење на разликите; места за потписи.
4. Печати извештај — пократок извештај: вредност на залиха, од тоа кусок и вишок, ставки со разлика, и табела по производ (книга, изброено, разлика, цена, вредност, разлика во вредност).
5. Датум на попис: — денот на броење.
6. Одобрил: — кој го одобрил.
7. Комисија: — членовите. Ако има предлог за книжење, се гледа под Предлог:.
8. Барај производ… — пребарување во табелата.

1. Производ — име и единица.
2. Книга — состојба во книгата во моментот на пописот.
3. Изброено — внесеното (кај затворен попис не може да се менува).
4. Разлика — зачуваната разлика: зелено вишок, црвено кусок.
5. Отпад — отписите за таа ставка од претходниот попис до затворањето.
6. Белешка — белешката на редот.

Ако групата нема артикли: „Нема производи во залиха. Додај барем еден прием за да имаш што да броиш." Во која група е артиклот одредуваш во Рецепти и нормативи → Состојки → Уреди (поле Зона (за попис) или Потрошен материјал).

Дијалог „Распоред за попис"

Притисни Распоред.

1. Кујна / Бар / Потрошни — избери за која група го уредуваш распоредот. Секоја група има свој.
2. Вклучи потсетници — вклучено: Тефтер потсетува кога доаѓа рокот и покажува „Пописот доцни" кога ќе помине. Исклучено: нема потсетници ниту рок.
3. Зачестеност — Неделно, На две недели или Месечно.
4. Ден во неделата — Пон…Нед (кај неделно и на две недели). Кај месечно наместо ова е Ден во месецот, од 1 до 28 (за да важи во секој месец).
5. Време — час на пописот, стандардно 09:00.
6. Потсетувај — Еден ден предвреме и/или На денот.
7. Канали — Е-пошта и/или Telegram (потсетникот во апликација оди секогаш).
8. Улоги што добиваат потсетник — притисни на улогите што треба да добијат порака.
9. Потврди и зачувај — го зачувува распоредот за избраната група. Откажи затвора без промени.

Ако распоредите на трите групи се различни, горе стои „Распоредите за попис не се исти — извештаите може да отстапуваат." со линк Изедначи ги распоредите: распоредот на кујната се копира на бар и потрошни.

Дијалог „Простори за попис"

Притисни Уреди простори. Просторите се физички места (магацин, шанк, фрижидер) што ги броиш едно по едно, независно од поделбата кујна/бар/потрошни.

1. Име на просторот.
2. N арт. — колку артикли се доделени.
3. Артикли — отвора список за доделување артикли во просторот.
4. Преименувај — полето станува уредливо; Зачувај или Откажи.
5. Избриши — прашува „Избриши „име"? Артиклите остануваат, само се одврзуваат од просторот." Со Избриши просторот се брише.
6. Нов простор — внеси име (на пр. Магацин, Шанк, Фрижидер).
7. Додади — го создава просторот (или Enter).
8. Затвори — го затвора дијалогот.

Празна состојба: „Сè уште нема простори. Додади еден подолу."

1. „Штиклирај артикли и додели ги во „име". Артикл може да биде во само еден простор."
2. Пребарај артикл… — филтер.
3. Десно од секој артикл: тука (веќе е во овој простор), името на друг простор, или „недоделен".
4. Додели (N) — ги преместува штиклираните артикли во овој простор (ако биле во друг, излегуваат од него). По успех пишува „Зачувано ✓".

Дијалог „Премести меѓу места"

Притисни Премести меѓу места. Тоа е само запис каде си ја преместил стоката; количините во залихата не се менуваат. Потребни се барем два простори, инаку пишува „За преместување треба барем два простори. Додај ги во „Уреди простори"."

1. Артикл — пребарај, па избери од списокот „Избери (N)". Под полето се гледа залихата и местото за попис на артиклот.
2. Од место — од каде (или „— без место —").
3. Во место — каде (задолжително, различно од „Од место").
4. Количина — колку, во единицата на артиклот (задолжително, поголемо од нула).
5. Датум — стандардно денес.
6. Белешка — на пр. „дополнување на шанкот".
7. Ова е новото место на артиклот — штиклирано: артиклот отсега се брои во пописот на новиот простор. Се штиклира само кога ја преместуваш целата залиха; може да го отштиклираш.
8. Запиши преместување — го запишува („Преместувањето е запишано").
9. Историја — список на преместувања со филтри Од, До (стандардно последните 30 дена), Артикл и Место. Колони: Датум, Артикл, Од → Во, Количина, Корисник; ознака „ново место за попис" кога е сменето местото. Ако нема: „Нема преместувања во овој период."

Таб „Отпад"

Што е ова и кога го користиш

Секогаш кога нешто ќе се скрши, расипе, истече или ќе се даде на дегустација, запиши го тука. Залихата се намалува веднаш, отписот добива свој број (ОТ) и може да се испечати со комисија. Така пописот ќе покаже само необјаснет кусок, а записникот за кало ќе ти каже колку од загубите се во дозволената норма.

Каде се наоѓа: Админ → Залиха → Попис и отпад → таб Отпад. Табот има три под-таба: Отписи, Записник за кало и Норми за кало.

Под-таб „Отписи"

1. Отписи — внес на отпад и дневник (стандардно отворен).
2. Записник за кало — пресметка во норма / над норма за период.
3. Норми за кало — дозволените проценти и комисијата.
4. Производ — отпишуваш производ од менито (на пр. „Капрезе", „Скопско 0,5"). Залихата се одзема преку рецептот, исто како при продажба. Количината е во цели парчиња.
5. Состојка — отпишуваш состојка директно (на пр. 0,4 кг месо). Количината може да има децимали, во единицата на состојката.
6. Барај… — пиши дел од името и избери од списокот. Избраното се покажува како ознака со копче Промени.
7. Количина — стандардно 1. Мора да е поголема од нула; кај производ цел број.
8. Причина — Кршење (стандардно), Истечен рок, Расипано, Дегустација или Друго.
9. Белешка (опционално) — на пр. „паднала гајба при истовар".
10. Комисија (до 3 имиња, одвоени со запирка) — однапред пополнета од Норми за кало; може да ја смениш за овој запис. Се печати на отписот.
11. Запиши отпад — го запишува отписот веднаш: залихата се намалува, се создава документ ОТ со број, и формуларот се празни за следниот внес. Копчето е сиво додека не избереш ставка и важечка количина.
12. Дневник — сите отписи во периодот. Стандардно: „Од последниот попис (датум) до сега", за да се совпаѓа со пописот; ако уште нема затворен попис, „Од почеток".
13. Од / До — избери друг период. Копчето Од последен попис го враќа стандардниот период.
14. N записи и ≈ … трошок — број на записи и вкупна набавна вредност на отпишаното.

Колони во дневникот: - Кога — датум и час, и бројот на отписот. - Ставка — име и белешка. Поништен запис е прецртан и блед. - Количина — со единица („пар." за парчиња). - Причина. - Трошок — набавната вредност на тоа што навистина е одземено од залихата. - Запишал — корисникот, или „поништено (кој)". - Печати — го отвора отписот како документ за печатење: причина, опис, табела (Р.бр., Артикл, Ед., Количина, Наб. цена, Вредност), норма по Правилник 174/14 и комисија. - Поништи — прашува „Поништи запис за отпад? Залихата ќе се врати." Со Поништи залихата се враќа, а записот останува во дневникот како поништен. Записите не се бришат.

Празна состојба: „Нема записи во периодот."

1. Барај… — пребарувањето работи и на латиница.
2. Резултати — до 30 предлози, со категорија (кај производ) или единица (кај состојка). „Нема резултати." ако нема.

Отпад може да се запише и од екранот на маса: кога келнер ќе премести или тргне ставка од сметката со причина отпад (на пр. паднала чинија), тоа се појавува во овој дневник.

Под-таб „Записник за кало"

Ова е записникот за кало, растур, крш и расипување што го бара сметководителот. За избран период ги собира отписите и кусоците од пописите, ги споредува со дозволената норма и покажува што е во норма (се признава како расход) и што е над норма (не се признава и се плаќа ДДВ).

1. Период — Месец (стандардно), Квартал, Година или Произволно.
2. Месец — кој месец. Кај квартал се бираат Година и Квартал, кај година Година, кај произволно Од и До. Ако периодот е неважечки: „Неважечки период."
3. Excel — го презема записникот како Excel табела.
4. Печати записник — отвора A4 записник за печатење, со комисијата и одговорното лице од Норми за кало.
5. Вкупно кало — вредноста на сите загуби, со поделба „отписи … · кусоци …".
6. Во норма — дел од калото што е во дозволеното („дозволено до …").
7. Над норма — вишокот над нормата; „не се признава како расход". Црвено ако е над нула.
8. ДДВ на над норма — ДДВ што се должи на делот над норма.
9. Основица — основицата и периодот, ознаки по категорија (Храна, Пијалоци, Потрошни) и по ДДВ стапка.
10. Само артикли со кало — стандардно вклучено: се гледаат само артикли со загуба.

Колони во табелата: Артикл (со „отпис …" и „кусок …"), Норма (процент и група, „по аналогија" ако нормата е пренесена), Основица (количината од која се смета нормата), Дозволено, Кало, Вредност, Во норма, Над норма, ДДВ. Ѕвездичка кај ДДВ значи дека кај артиклот нема внесена ДДВ стапка и е пресметано со 18 %; поправи ја стапката во Рецепти и нормативи → Состојки → Уреди.

Празна состојба: „Нема кало во периодот."

Под-таб „Норми за кало"

Тука се дозволените проценти на кало по групи на артикли, според Правилникот 174/14. Сите се веќе внесени; ги менуваш само ако сметководителот така бара.

1. Основица и комисија — картичка со поставки за записникот и отписите.
2. Основица за нормата — од која количина се смета дозволеното кало: Набавено во периодот (стандардно), Почетна залиха + набавено или Излез (продажба + загуби). „Смени само ако сметководителот така бара."
3. Одговорно лице (одобрува записник) — на пр. „управител".
4. Комисија (до 3 члена) — се печати на отписите и записникот и се пополнува сама во новите отписи.
5. Зачувај — ги зачувува основицата, одговорното лице и комисијата („Поставките се зачувани.").
6. Норми по групи — групите по категорија (Храна, Пијалоци, Потрошни). Под името е изворот (член од Правилникот или „Сопствена норма"); ако процентот е сменет, пишува и „по Правилник: …".
7. Архивирај — прашува „Архивирај „група"? Артиклите од оваа група се враќаат на автоматска група." и ја тргнува групата.

1. по аналогија — нормата не е изречно во Правилникот, туку е пренесена од сличен производ (за пијалоци 0,5 %).
2. Норма % — смени го бројот (0–100). Се појавува копче Зачувај (или притисни Enter). Ако бројот е надвор од 0–100, полето се обојува црвено. Кога процентот е различен од Правилникот, наместо Зачувај стои Врати, што го враќа процентот од Правилникот.
3. Нова група — име (на пр. „Точено пиво").
4. Категорија — Храна, Пијалоци или Потрошни.
5. Норма % — дозволен процент.
6. Додај — ја создава групата. Сиво додека името е празно или процентот не е важечки.

1. Артикли по група — секој артикл од залихата и во која група на кало спаѓа.
2. Барај артикл… — пребарување.
3. Сите групи — филтер по група.
4. Група за артиклот — Автоматски (група) значи дека Тефтер сам ја избрал групата според видот на артиклот; избери друга група ако не одговара. Промената се зачувува веднаш.
5. Норма — процентот на групата.

Чести ситуации и совети

Првпат правам попис. 1. Провери дека секој артикл е во вистинската зона (Рецепти и нормативи → Состојки → Уреди → Зона / Потрошен материјал). 2. Попис на залиха → Кујна → Започни почетен попис · Кујна. 3. Внеси датум и комисија → Започни попис. 4. Притисни Пописна листа и испечати ја ако бројат на хартија. 5. Внеси ги изброените количини во колоната Изброено, по потреба Зачувај. 6. Одобри почетен попис → Одобрил → потврди. Повтори за Бар и Потрошни.

Пописот покажува голем кусок. 1. Провери дали отпадот е запишан (таб Отпад). Незапишан отпад се гледа како кусок. 2. Отвори ја Материјалната картица на артиклот (Рецепти и нормативи → Состојки) и провери ги приемите и продажбите. 3. Провери го рецептот: ако троши премалку, книгата покажува повеќе отколку што има. 4. Провери дали приемот е внесен во вистинската единица (кг наместо г).

Почнав попис, но морам да прекинам. Притисни Зачувај и Назад. Пописот останува Во тек; отвори го подоцна од листата и продолжи. Додека е во тек, не можеш да отвориш нов попис за истата група.

Почнав попис по грешка. Во листата, кај пописот што е Во тек, притисни Откажи. Пописот се брише веднаш, без потврда, заедно со внесеното.

Не изброив сè. Остави ги празни. При затворање, неизброените ставки не се менуваат.

Келнерите не треба да ја гледаат состојбата додека бројат. При нов попис штиклирај Слепо броење. Книгата и разликата се гледаат дури по затворање.

Годишен попис на 31 декември. Нов попис → Датум на попис 31.12. → внеси комисија → Годишен попис → Започни попис. По затворање испечати Записник.

Сакам да ја изброиме прво ладилната комора, па шанкот. Создај простори во Уреди простори, додели им артикли со Артикли, па притисни на просторот и Нов попис · простор.

Се скршија 3 шишиња вино. Отпад → Производ → барај „вино" → количина 3 → Кршење → Запиши отпад. Притисни Печати во дневникот ако треба потпишан отпис.

Се расипаа 2 кг домати. Отпад → Состојка → барај „домати" → 2 → Расипано → Запиши отпад.

Запишав погрешен отпад. Во дневникот притисни Поништи кај записот и потврди. Залихата се враќа. Потоа запиши го точно.

Сметководителот бара записник за кало за месецот. Отпад → Записник за кало → Месец → избери месец → Печати записник (или Excel). Провери дали комисијата и одговорното лице се внесени во Норми за кало.

Калото е над норма. Делот над норма не се признава како расход и се плаќа ДДВ на него. Провери ги отписите и кусоците по артикл во табелата, и дали артиклите се во вистинската група во Артикли по група.

Поврзано

• Рецепти и нормативи — состојки, зона за попис, материјална картица, рецепти.
• Магацин — лагер листа, преносници Магацин / Локал.
• Набавка — влез на стока.
• Поставки — Залиха, цени и работа: вклучување на следењето на залиха.
• Вработени — корисници и улоги, е-пошта и Telegram за потсетниците.
• Сметководство — книжење и месечен пакет за сметководителот.