Упатство › За администратори

Резервации и календар

Овој екран има два дела. Резервации е тефтерот за маси: кој доаѓа, во колку часот, колку лица, на која маса, и дали е роденден, прослава или свадба со договорено мени. Календар е за сè друго што има датум: инспекции, рокови за документи, плаќања, сервис, бенд во живо, попис, со потсетници до вработените.

Каде се наоѓа: - Админ → секција Операции → плочка Резервации и календар. - На екранот со маси, горе до изборот на приказ, копчето Резервации (иконата календар). Веднаш до него е окото, кое ги покажува или скрива денешните резервации врз распоредот на масите. - Во пребарувањето на админ почетната: „резервации", „маса", „гости", „календар", „настан", „потсетник", „алергии".

Модул. Резервациите и календарот бараат модул „Побрза услуга". Без него плочката е заклучена, а копчето Резервации не се гледа на екранот со маси. Telegram потсетниците бараат и „Поголем профит".

Кој што може. Секој најавен вработен (и келнер) може да ги гледа резервациите и да им менува статус (Седни, Заврши, Не дојде, Откажи). Нова резервација, уредување и бришење може само вработен со менаџерска улога (менаџер, хостеса, сопственик…), и бара админ код. Во админ делот менаџерот го гледа екранот ако неговата улога има дозвола Резервации (види Вработени → Улоги). Настаните во календарот ги создава и уредува само менаџер со отклучен админ дел; другите ги гледаат само за читање.

Горе лево се двата таба: Резервации и Календар.

Резервации — дневен преглед

Што е ова и кога го користиш

Список на сите резервации за еден ден, поделени по часови. Отвори го наутро за да видиш што те чека, кога ќе заѕвони телефон за нова резервација, и кога гостите ќе дојдат (Седни). Од тука печатиш лист за хостесата и бриф за кујната за прослави.

1. Резервации — табот со дневниот преглед.
2. Календар — табот со календарот (подолу).
3. Печати / PDF — го печати денот на A4 лист положено: само часовите и резервациите, без копчињата и филтрите, со линија за потпис на дното („Печатено ___ од ___ во ___"). Во прозорецот за печатење може да избереш и „Зачувај како PDF". Печати онака како што е филтрирано.
4. Нова резервација — отвора дијалог за нова резервација. Се гледа само кај менаџерски улоги.
5. Датум — денот што го гледаш. Стандардно е денес.
6. Сите — ги покажува сите статуси.
7. Потврдени, Седнати, Завршени, Не дојде, Откажани — филтер по статус. Избраниот филтер е посилно обоен. Бројот горе („10 резервации · 34 лица вкупно") важи за филтрираното; откажаните не се бројат во лицата.
8. Покажи празни часови — го претвора прегледот во лист за пишување (подолу).
9. Час (на пр. „12:00") — заглавие на групата, со бројот на резервации во тој час.
10. Резервација — гостинот (подолу е секој дел од редот).
11. Маса (М1) — доделените маси.
12. ⋮ (Акции) — менито за промена на статус, уредување и бришење.

Празно: „Нема резервации за избраниот ден и филтер."

Што пишува во еден ред

1. Време на доаѓање.
2. Траење — колку минути масата е зафатена (стандардно 90).
3. Име на гостинот. Кај откажаните е прецртано и целиот ред е побледен.
4. Број на лица и телефон.
5. Белешка — алергии, посебни барања.
6. Маси — една или повеќе (за поголеми друштва). Ако нема маса, наместо тоа стои жолто Без маса, а редот е благо жолт.
7. Статус — Потврдено (теракота), Седнати и Завршено (маслинесто), Не дојде (окер), Откажано (црвено).
8. Откажана резервација.

Ако резервацијата е настан, меѓу името и масите стои значка 🎂 Роденден, 🎉 Прослава или 💒 Свадба.

Банер „без доделена маса"

Ако барем една активна резервација (не откажана, не завршена, не „не дојде") нема маса, над списокот стои жолт банер „N резервации се без доделена маса." со копче Види. Види те носи до првата таква резервација и ја обележува за момент. Додели ѝ маса преку ⋮ → Уреди.

Мени „Акции" (⋮)

Што има во менито зависи од статусот. За потврдена резервација:

1. Седни — гостите пристигнаа. Статусот станува Седнати. Масата на екранот со маси не се отвора сама; келнерот ја отвора како и секогаш.
2. Не дојде — гостите не дојдоа. Статус Не дојде.
3. Откажи — гостинот откажа. Статус Откажано, редот се прецртува, масата се ослободува за други резервации. Ова не ја брише резервацијата.
4. Уреди — го отвора истиот дијалог како за нова резервација, пополнет (само менаџер).
5. Избриши — бара потврда „Избриши резервација?". По Избриши резервацијата исчезнува од списокот (само менаџер). За гостин што откажал подобро е Откажи, за да остане трага.

Сите промени на статус се веднаш, без прашање.

За седнати гости менито е:

1. Заврши — гостите си заминаа. Статус Завршено.
2. Не дојде — ако по грешка си притиснал Седни.

Седни не се покажува кај седнати и завршени; Не дојде не се покажува кај завршени и веќе „не дојде"; Откажи не се покажува кај откажани. Кај настан (роденден, прослава, свадба) има и Печати бриф (подолу).

Покажи празни часови — лист за пишување

Кога ќе притиснеш Покажи празни часови, се гледа секој полчас од 08:00 до 23:30 (и секој друг термин што има резервација), па и оние без резервации. Ова е за да испечатиш празен лист и гостите што ќе се јават да ги запишуваш со пенкало.

1. Скриј празни часови — назад на густиот приказ (само часовите со резервации).
2. Термин на секои 30 минути.
3. празно — нема резервации во тој термин; во списокот стои „—".
4. +5 — додава 5 празни линии за пишување под тој термин (име, лица, телефон, маса).
5. +10 — додава 10.
6. ✕ 5 — ги брише празните линии на тој термин (бројот е колку ги има).

Празните линии се само на екранот и на печатењето, не се зачувуваат. Копчињата +5/+10 не се печатат.

Настани: роденден, прослава, свадба

Кога денот има настани, над списокот стои ред Настани денес со колку роденденски, прослави и свадби има (без откажаните и „не дојде").

1. Настани денес — преглед на денот за кујната и хостесата.
2. 🎂 Роденден · 1 — колку настани од тој вид.
3. Гостинот.
4. Значката на настанот во редот.
5. Масите на настанот.
6. ⋮ — тука е и Печати бриф.

1. Печати бриф — отвора нов прозорец со бриф за настанот и веднаш го нуди печатењето.
2. Уреди — за да го смениш менито или бројот на гости.

Бриф за настан

A4 лист за кујната и салата: сè за настанот на едно место, со менито нагласено.

1. Видот на настанот (РОДЕНДЕН / ПРОСЛАВА / СВАДБА), гостинот, датумот, часот и траењето.
2. Гости: — бројот на лица.
3. Маси: — или „без доделена маса". До гостите е и Телефон:.
4. Белешка: — ако има.
5. Мени за кујна — со цената по лице и бројот на гости.
6. Јадењата од менито, нумерирани. Ако не е дефинирано: „Не е дефинирано мени."
7. Вкупно — цена по лице × број на гости.
8. Печати / Зачувај PDF — печатење (не се печатат копчињата).
9. Затвори — го затвора прозорецот.

На дното има линии за потпис: „Подготвил", „Одобрил", „Датум".

Дијалог „Нова резервација" / „Уреди резервација"

1. Име на гостинот — задолжително.
2. Телефон (опционо).
3. Датум — стандардно е денот што го гледаш.
4. Време — стандардно 19:00.
5. Траење (мин) — стандардно 90; колку долго масата се смета зафатена (за проверка на преклопување).
6. Број на лица — задолжително, барем 1.
7. Белешка (опционо) — алергии, роденден, посебни барања.
8. Настан: Нема / 🎂 Роденден / 🎉 Прослава / 💒 Свадба — ако избереш настан, се отвора Мени по лице (подолу).
9. Маси — десно пишува колку се избрани, или „без маса (по избор)". Масата не е задолжителна: резервацијата може да се зачува без маса и да ѝ се додели подоцна.
10. Масите, групирани по простории. Кликни за избор (портокалово), кликни пак за откажување. Може повеќе маси. Под бројот на масата е бројот на седишта. Ако нема распоред на маси: „Нема активен распоред на маси. Создади го преку „Уредник на распоредот"."
11. Откажи — затвора без зачувување.
12. Зачувај — сиво додека нема име, лица, датум, време и админ код.

Админ код. Ако админ делот не е отклучен (на пр. резервацијата ја внесува хостеса од екранот со маси), на дното се појавува поле Админ код („за зачувување"), или тастатура за ПИН/картичка ако е вклучено одобрување со картичка. Внеси го кодот или ПИН-от на менаџер.

Преклопување. Ако избраните маси во тоа време се зафатени од друга резервација или настан од календарот, наместо да се зачува, излегува жолто поле Конфликт на истите маси со листа (време, гостин, маси) и масите во конфликт се обележани. Тогаш или смени маса/време (полето исчезнува), или притисни Потврди и зачувај за да ја зачуваш и покрај преклопувањето.

Мени по лице (за настани)

1. Избраниот вид настан.
2. Мени по лице — јадењата што ќе се служат.
3. Цена/лице — договорената цена по лице во денари.
4. Барај производ… — пребарување низ менито (и на латиница).
5. Производи — штиклирај ги оние што влегуваат во менито. До секој е редовната цена.
6. Колку ставки и гости.
7. Вкупно: — цена по лице × број на лица.

Менито се зачувува со резервацијата и се печати на брифот. Не се внесува како нарачка на масата; кога гостите ќе седнат, келнерот нарачува како и секогаш.

На телефон

На телефон е истиот список, со копчињата пренесени во повеќе редови.

Календар

Што е ова и кога го користиш

Календар на локалот за сè што има рок или датум: инспекција, рок за обновување дозвола, плаќање фактура, сервис на апарат, бенд во живо, попис. Секој настан може да има потсетници во апликација, на е-пошта или на Telegram до избрани вработени или улоги. Некои настани се појавуваат сами (рокови за плаќање, рокови за документи, закажан попис).

Каде се наоѓа: Резервации и календар → таб Календар.

1. Календар — табот.
2. Е-пошта — поставки за известувања по е-пошта (само менаџер со отклучен админ дел).
3. Telegram — поставки за Telegram ботот (бара „Поголем профит").
4. Нов настан — нов настан за денес.
5. ‹ — претходен месец (во Недела, претходна недела).
6. › — следен месец/недела. Меѓу нив е месецот и годината.
7. Денес — назад на денешниот ден.
8. Месец — мрежа од 6 недели. Секој ден покажува до 3 настани, а „+N повеќе" ако ги има повеќе. Денешниот датум е во портокалов круг. Клик на празен дел од денот = нов настан за тој ден (само менаџер). Клик на настан = го отвора.
9. Недела — само една недела, со повеќе место (до 8 настани на ден).
10. Агенда — список по денови за целиот месец. Стандард на телефон.

Бојата на настанот кажува кој вид е: Општо (сиво), Настан и Бенд / настап (портокалово), Инспекција (црвено), Рок за документ и Плаќање / фактура (жолто), Сервис / поправка и Попис (сино), Роденден (зелено), Прослава (виолетово), Свадба (сиво-зелено). Пред насловот е часот, освен кај настани за цел ден. Настан што трае повеќе дена се гледа на секој ден.

Агенда

Секој ден со настани е посебен блок („среда, 15 октомври"). Во редот: точка во бојата на видот, час или „цел ден", наслов, вид, и значка „N потсетник(ци)" ако има. Клик го отвора настанот. Празно: „Нема настани за …".

Дијалог „Нов настан" / „Уреди настан"

1. Наслов — задолжителен, на пр. „Инспекција од Агенција за храна".
2. Тип — Општо, Настан, Роденден, Прослава, Свадба, Инспекција, Рок за документ, Плаќање / фактура, Сервис / поправка, Бенд / настап, Попис. Ја одредува бојата.
3. Датум — задолжителен.
4. Време — почеток (стандардно 12:00). Не се гледа кај Цел ден.
5. Крај (опц.) и Крај време — за настан што трае (на пр. свадба од 18 до 02 ч., или затворено 3 дена).
6. Цел ден — настан без час (рокови, празници).
7. Повторување — Без повторување, Секој месец (на пр. кирија), Секоја година (на пр. обновување дозвола).
8. Белешка (опционо) — детали, контакт, број на документ.
9. Потсетници — кога да стигне потсетник: На денот, 1 ден пред, 7 дена пред, 30 дена пред. Може повеќе. Без избор, нема потсетник.
10. Канали: Во апликација / уред (стандардно вклучено: известување во Тефтер и на уредот), Е-пошта, Telegram (бара „Поголем профит").
11. Примачи — Улоги (сите со таа улога) и Вработени (поединечно). Е-поштата и Telegram на вработените се земаат од нивниот Контакт во Вработени.
12. Дополнителни е-пошти — адреси надвор од персоналот (сметководител, сопственик на објектот), разделени со запирка.

Подолу во дијалогот:

• Маси (опционо) — за настани што зафаќаат маси (бенд, затворена забава). Масите се штитат: нова резервација на тие маси во тоа време ќе покаже конфликт.
• Избриши (само при уредување) — го брише настанот веднаш, без дополнително прашање.
• Откажи — затвора без зачувување.
• Зачувај — сиво додека нема наслов, датум и време. Ако избраните маси се зафатени, излегува Конфликт со маси со листа на резервации/настани, и копче Потврди и зачувај за да зачуваш и покрај тоа.

Настан со маси и резервација

Кога типот е Настан и има избрано маси, се појавува уште една опција:

1. Маси (опционо).
2. Избрана маса.
3. Создај резервација (на чекање) за овие маси — заедно со настанот се создава и резервација на тие маси, со насловот на настанот како име на гостин.
4. Број на лица — за таа резервација.
5. Зачувај.

Автоматски настани и само преглед

Некои настани ги создава Тефтер сам: рок за плаќање на добавувач (од Финансии), рок на документ (од Документи), закажан попис. Кога ќе кликнеш на таков, дијалогот се вика Автоматски настан, со значка Автоматски и објаснување од каде доаѓа. Не се уредува тука: смени го изворот (плати ја фактурата, смени го рокот) и календарот се ажурира сам. Кај потсетниците има +1ч и +1д за одложување на потсетникот. Кај попис има Отвори попис. Затвори го затвора прозорецот.

Вработен што не е менаџер (или ако админ делот не е отклучен) ги гледа настаните само за читање: „Само преглед. Настаните ги создаваат и уредуваат менаџери."

Дијалог „Е-пошта (известувања)"

1. Испраќај известувања преку е-пошта — главниот прекинувач.
2. Испраќач (фиксно) — пораките секогаш доаѓаат од notifications@tefter.restaurant; не треба да поставуваш сопствена пошта.
3. Тест е-пошта — адреса на која да пробаш.
4. Испрати — праќа пробна порака („Тест-пораката е испратена" или „Тестот не успеа" со причина). Прво зачувај.
5. Затвори — без зачувување.
6. Зачувај — го зачувува прекинувачот.

Дијалог „Поставки за Telegram"

Тука го поврзуваш Telegram ботот на локалот. Истиот бот се користи за потсетниците од календарот, за распоредот, за масовните пораки и за поврзување на вработените со QR (види Вработени).

1. Овозможи Telegram — главниот прекинувач.
2. Клуч од ботот — клучот што го добиваш кога создаваш бот кај @BotFather во Telegram. Кога е зачуван, пишува „(зачуван)" и полето може да остане празно.
3. Стандарден Telegram профил/група (опц.) — групата (на пр. „Персонал") што добива сè и каде одат масовните пораки.
4. Тест порака — профил на кој да пробаш (празно = стандардниот).
5. Испрати — праќа пробна порака. Прво зачувај го клучот.
6. Освежи (во Најди Telegram профил) — ги покажува профилите и групите што неодамна му пишале на ботот, со нивниот број и копче Копирај. Така го наоѓаш бројот на групата: додај го ботот во групата, напиши нешто, притисни Освежи, копирај.
7. Зачувај.

Чести ситуации

Се јавува гостин за маса за петок. 1. Нова резервација. 2. Име, телефон, Датум петок, Време, Број на лица. 3. Кликни маса (или остави без маса ако не знаеш уште). 4. Зачувај (внеси админ код ако се бара).

Гостите дојдоа. ⋮ → Седни. Кога ќе заминат, ⋮ → Заврши.

Гостинот не дојде. По пола час, ⋮ → Не дојде. Така подоцна гледаш кој често не доаѓа.

Гостинот откажа. ⋮ → Откажи (не Избриши). Масата се ослободува.

Резервирав маса што веќе е резервирана. Тефтер ќе покаже Конфликт на истите маси. Избери друга маса или друго време. Ако знаеш дека првите гости ќе си заминат на време, притисни Потврди и зачувај.

Големо друштво, треба да се спојат маси. Во дијалогот кликни ги сите маси што ќе ги спојуваш.

Роденден за 20 лица со фиксно мени. Нова резервација → пополни → Настан: 🎂 Роденден → Цена/лице → штиклирај ги јадењата → маси → Зачувај. Ден пред тоа: ⋮ → Печати бриф и дај го на кујната.

Сакам лист на шанкот за резервации преку телефон. Покажи празни часови → +5 или +10 кај вечерните термини → Печати / PDF.

Има резервации без маса. Жолтиот банер → Види → ⋮ → Уреди → кликни маса → Зачувај.

Инспекција следната среда, да потсети менаџерот. Календар → Нов настан → наслов, Тип Инспекција, датум → Потсетници 1 ден пред → Примачи улога Менаџер → Зачувај.

Кирија секој месец на 5-ти. Нов настан → Тип Плаќање / фактура → датум 5-ти → Цел ден → Повторување Секој месец → потсетник На денот → Зачувај.

Бенд во сабота, масите крај бината да не се резервираат. Нов настан → Тип Бенд / настап → датум, време, крај → Маси кликни ги масите → Зачувај. Нова резервација на тие маси во тоа време ќе покаже конфликт.

Потсетниците не стигнуваат на е-пошта. Провери: Е-пошта → Испраќај известувања преку е-пошта вклучено и Зачувај; во настанот вклучен канал Е-пошта; вработениот има внесена е-пошта во Вработени → Контакт. Пробај со Тест е-пошта.

Не се гледа копчето Нова резервација. Најавен си со улога што не е менаџерска. Најави се како менаџер, или побарај од сопственикот да ѝ даде дозвола Резервации на твојата улога.

Поврзано

• Вработени — улоги и дозволи, контакт и Telegram на вработените.
• Каса
• QR мени — нарачки однапред од гости.
• Документи — документите со рок се појавуваат сами во календарот.
• Хотел — резервациите за соби се посебни од резервациите за маси.